الفنادق

HotelPMS: نظام إدارة فنادق مفتوح المصدر مبني على Frappe

HotelPMS نظام إدارة فنادق وشقق فندقية مفتوح المصدر مبني على Frappe Framework، تنشره يمن فرابي بترخيص AGPL-3.0. يغطي الاستقبال والحجوزات ومحرك الحجز المباشر وفاتورة النزيل والتدقيق الليلي والمطعم والتدبير الفندقي في نظام واحد. صُمّم للفنادق والشقق الفندقية والفلل المؤجرة لفترات قصيرة التي تريد امتلاك بياناتها وتشغيل النظام على سيرفرها أو على سحابة تختارها.

لماذا نظام فنادق مفتوح المصدر؟

معظم برامج الفنادق التجارية تُباع بترخيص مرتبط بعدد الغرف أو بعدد المستخدمين، وتحتفظ بالبيانات على خوادم المورّد. هذا النموذج يصبح عبئاً على فندق في اليمن يعمل بإنترنت متقطع ويحتاج إلى تقارير وطباعة تناسب طريقة عمله. HotelPMS يغيّر المعادلة لأن الشيفرة مفتوحة ومنشورة بترخيص AGPL-3.0:

• لا ترخيص لكل غرفة: يكبر الفندق أو يضيف فرعاً دون أن تتضاعف كلفة الترخيص مع عدد الغرف.
• امتلاك البيانات: سجلات النزلاء والحجوزات والفواتير في قاعدة بيانات تملكها المنشأة، لا في حساب لدى مورّد خارجي.
• استضافة ذاتية أو سحابية: يعمل على سيرفر داخل الفندق ليستمر الاستقبال عند انقطاع الإنترنت، أو على سحابة إذا كانت الإدارة موزعة على أكثر من موقع.
• قابلية التخصيص: لأنه مبني على Frappe يمكن إضافة حقول وسير عمل ونماذج طباعة دون المساس بقلب النظام.

ونحن في يمن فرابي نعمل على Frappe وERPNext منذ 2022، وHotelPMS هو خلاصة ما تعلمناه عن تشغيل الفنادق على هذه المنصة.

الاستقبال والحجوزات: من لوحة اليوم إلى مخطط الغرف

يبدأ موظف الاستقبال يومه من لوحة اليوم (Today board) التي تعرض الوصول المتوقع والمغادرة المستحقة والنزلاء المقيمين في شاشة واحدة. عند تسجيل الوصول يقترح النظام غرفة مناسبة لنوع الحجز، ويُفتح ملف النزيل بسجل إقاماته السابقة.

• مخطط الغرف (Tape chart): شبكة الغرف مقابل التواريخ تُظهر الإشغال وتسمح بنقل الحجز أو تمديده بصرياً.
• حجوزات المجموعات والشركات: حجز متعدد الغرف تحت مرجع واحد مع فاتورة رئيسية للمجموعة أو فاتورة لكل غرفة.
• وكالات السفر: تسجيل الوكالة على الحجز وتتبع ما يخصها من حجوزات ومستحقات.
• الاستخدام النهاري والإضافات والقسائم: غرفة لساعات، وجبة إفطار، توصيل من المطار، أو قسيمة مسبقة الدفع.
• تسجيل مسبق عبر الإنترنت: يملأ النزيل بياناته قبل وصوله، ويلتقط الموظف صورة الهوية ويُحدَّث سجل المقيمين.

أما الأسعار فتُدار بالمواسم وخطط الأسعار مع حدود دنيا وعليا للسعر ونسبة حجز زائد مسموح بها، وتُطبَّق سياسة الإلغاء وعدم الحضور في الشيفرة نفسها لا بتقدير الموظف.

محرك الحجز المباشر

كل حجز يأتي عبر وسيط يعني عمولة تُقتطع من الإيراد. لذلك يتضمن HotelPMS صفحة حجز عامة يربطها الفندق بموقعه أو بحساباته على وسائل التواصل، يرى فيها الزائر التوافر الفعلي والأسعار ومعرض الصور والسياسات، ثم يحجز ويختار الدفع في الفندق. الحجز يدخل مباشرة إلى مخطط الغرف دون إعادة إدخال. يمكنك تجربة صفحة الحجز المباشر بنفسك لترى ما يراه النزيل. والصفحة نفسها تخدم الشقق الفندقية والفلل المؤجرة لفترات قصيرة، وليس الفنادق التقليدية فقط.

الفوترة والفوليو والتدقيق الليلي والعملات المتعددة

الفوليو (Folio) هو حساب النزيل الجاري: تُرحَّل إليه الإقامة كل ليلة، وكل خدمة يطلبها. في HotelPMS يمكن توجيه بعض الرسوم إلى حساب الشركة أو حساب الذمم (City ledger) بدل النزيل، وتقسيم الرسوم بين أكثر من طرف، وإدارة فاتورة رئيسية لمجموعة كاملة.

1. جلسات الكاشير: كل موظف يفتح جلسة ويغلقها بمطابقة النقد الفعلي مع المسجَّل.
2. عمليات الصرف بين العملات: تسجيل ما يُدفع بعملة مختلفة عن عملة الفاتورة، وهو أمر يومي في اليمن.
3. روابط الدفع والفواتير الضريبية: إرسال رابط للنزيل أو الشركة لسداد المستحق، وإصدار فاتورة ضريبية عند المغادرة.
4. التدقيق الليلي (Night audit): إقفال اليوم الفندقي وترحيل رسوم الليلة واكتشاف الحجوزات المعلّقة قبل بدء اليوم التالي.

هذه الضوابط تقلل الفروقات التي يكتشفها المحاسب متأخراً في نهاية الشهر.

المطعم والتدبير الفندقي والعمليات

يتضمن HotelPMS نقطة بيع للمطعم بخريطة طاولات وتقسيم فواتير وطباعة طلبات المطبخ (KOT) وشاشة مطبخ، مع وصفات تخصم المكونات من المخزون، وطلب عبر رمز QR من الطاولة. الأهم للفندق أن الكاشير يرحّل الطلب إلى غرفة النزيل فيظهر في فاتورته عند المغادرة. وإذا كان لديك مطعم مستقل عن الفندق فقد شرحنا خياراته في صفحة نظام المطاعم.

• تطبيق التدبير الفندقي: فريق النظافة يرى الغرف المطلوب تجهيزها ويحدّث حالتها من الهاتف.
• تذاكر الخدمة مع مهلة زمنية (SLA): عطل سخان أو تكييف يُسجَّل ويُتابَع حتى الإغلاق.
• غسيل النزلاء والمفقودات: طلبات الغسيل تُرحَّل إلى الفوليو، والمفقودات تُسجَّل بمكانها وتاريخها.
• الحفلات والمناسبات: حجز القاعات والفعاليات وربطها بالفاتورة.

الذكاء الاصطناعي بأمان، وتكامل واتساب

يأتي HotelPMS بخادم MCP يتيح لمساعدات الذكاء الاصطناعي العمل على النظام عبر أكثر من 50 أداة محكومة: كل أداة مقيّدة بدور المستخدم، وتمر بفحص الصلاحيات، وتُسجَّل. والقاعدة الأساسية في التصميم أن الأسعار والتوافر وقرار الحجز الزائد تأتي من الشيفرة لا من النموذج اللغوي، فلا يستطيع المساعد اختراع سعر أو بيع غرفة غير متاحة. كما يحتفظ النظام بسجل تدقيق كامل لما يفعله البشر والمساعدات معاً. شرحنا هذا النمط بالتفصيل في مقال وكلاء الذكاء الاصطناعي وMCP على Frappe.

وعبر واتساب (Meta Cloud API) يرسل النظام تأكيدات الحجز وروابط التسجيل المسبق للنزيل، وهي القناة التي يستخدمها أغلب النزلاء في اليمن فعلاً. ويوفر النظام أكثر من 170 نقطة REST API لمن يريد ربطه بأنظمة أخرى.

كيف تبدأ مع HotelPMS في اليمن

أسهل بداية أن تجرب النظام قبل أي قرار: افتح الديمو الحي وتنقّل بين لوحة اليوم ومخطط الغرف والفوليو. بعد ذلك تسير خطوات التنفيذ مع يمن فرابي هكذا:

1. جلسة تعريف: نراجع عدد الغرف وأنواعها والأقسام (مطعم، غسيل، قاعات) وطريقة الدفع والعملات المستخدمة.
2. نقل البيانات: نستورد الغرف والنزلاء والحجوزات القائمة من ملفات CSV، مع قوالب جاهزة لتصدير البيانات من أنظمة إدارة فنادق أخرى.
3. الإعداد والتخصيص: الأسعار والمواسم والسياسات ونماذج الطباعة العربية، وتعدد الفنادق والصلاحيات إن وُجدت أكثر من منشأة.
4. الاستضافة: سيرفر محلي مع نسخ احتياطي أو سحابة، حسب استقرار الإنترنت في موقع الفندق.
5. التدريب والتشغيل: تدريب موظفي الاستقبال والنظافة والمطعم على مهامهم فقط، ثم مرافقة في الأيام الأولى.

تعتمد المدة على عدد الأقسام وحجم البيانات المنقولة. ولمعايير اختيار نظام الفندق عموماً راجع مقال نظام إدارة الفنادق في اليمن، وللاطلاع على عرضنا الكامل راجع صفحة نظام الفنادق.