واتساب

التحصيل والتذكير بالدفع عبر واتساب: كيف تقلّل الذمم المتأخرة؟

يمكن أتمتة تذكير العملاء بالفواتير المستحقة عبر واتساب مباشرة من ERPNext: يعرف النظام تاريخ استحقاق كل فاتورة وجدول دفعاتها، فيرسل في الموعد المحدد رسالة من قالب موافَق عليه مع كشف الحساب أو الفاتورة بصيغة PDF ورابط دفع عند توفره، ثم يحوّل الحالات المتأخرة إلى محصّل مسؤول. النتيجة تذكير منتظم ومهذب لا يعتمد على ذاكرة الموظف، ونتائج تُقاس في تقرير أعمار الذمم. هذا المقال يشرح كيف تبني هذا المسار في الشركات في اليمن دون إزعاج العملاء.

من أين يعرف ERPNext أن الفاتورة متأخرة؟

كل فاتورة مبيعات في ERPNext تحمل تاريخ استحقاق ورصيداً مستحقاً يتحدث مع كل دفعة. وإذا كانت الفاتورة مقسّطة فإن شروط الدفع (Payment Terms) تولّد فيها جدول دفعات (Payment Schedule) بتاريخ ومبلغ لكل قسط. عندما يمر تاريخ الاستحقاق ولا يزال الرصيد أكبر من صفر تتحول حالة الفاتورة إلى متأخرة. هذه البيانات هي أساس التذكير؛ فإن كانت تواريخ الاستحقاق غير مضبوطة في الفواتير، فلن ينفع أي تكامل. لذلك نبدأ دائماً بمراجعة شروط الدفع الافتراضية لكل مجموعة عملاء قبل تفعيل الرسائل.

جدولة التذكير بإشعار Days After

في Frappe يتيح نوع المستند Notification إرسال إشعار بعدد أيام قبل تاريخ في المستند أو بعده. يُنشأ إشعار على فاتورة المبيعات بحدث Days Before أو Days After مرتبط بحقل تاريخ الاستحقاق، مع شرط أن تكون الفاتورة مقدَّمة ورصيدها أكبر من صفر. ويمكن إنشاء أكثر من إشعار لمراحل مختلفة:

1. قبل الاستحقاق بأيام: تنبيه ودّي بأن موعد الدفع يقترب.
2. بعد الاستحقاق بأيام قليلة: تذكير مع كشف الحساب ورابط الدفع.
3. بعد مدة أطول: رسالة أكثر وضوحاً مع إسناد مهمة إلى المحصّل.

قنوات الإشعار المدمجة هي البريد والإشعار الداخلي والرسائل النصية، أما واتساب فيُضاف عبر تطبيق تكامل يستقبل الإشعار ويرسله عبر WhatsApp Business Cloud API، مع طابور إرسال يعيد المحاولة عند الفشل. وقد شرحنا أسس هذا الربط في مقال تكامل واتساب مع ERPNext.

قوالب الرسائل وقاعدة الأربع والعشرين ساعة

تفرض قواعد واتساب للأعمال أن الرسائل التي تبدأها الشركة خارج نافذة خدمة العملاء، أي بعد مرور 24 ساعة على آخر رسالة من العميل، يجب أن تكون من قوالب حصلت على موافقة مسبقة. ورسائل التذكير بطبيعتها تبدأها الشركة، لذلك تُكتب كقوالب ثابتة فيها متغيرات مثل اسم العميل ورقم الفاتورة والمبلغ وتاريخ الاستحقاق، تُعبَّأ من بيانات الفاتورة لحظة الإرسال. أمثلة لنصوص يمكن تحويلها إلى قوالب:

• مرحباً أستاذ أحمد، نذكّركم بلطف بأن الفاتورة رقم 1045 يحين موعد سدادها بعد ثلاثة أيام. يسعدنا خدمتكم، وإذا كان لديكم أي استفسار فنحن هنا.
• مرحباً أستاذ أحمد، نود إعلامكم بأن الفاتورة رقم 1045 تجاوزت موعد استحقاقها. أرفقنا كشف الحساب المحدّث، ويمكنكم السداد عبر الرابط المرفق أو التواصل معنا لترتيب الدفع. إذا كنتم قد سددتم فنعتذر ونرجو تجاهل الرسالة.
• مرحباً أستاذ أحمد، ما زال على حسابكم رصيد مستحق منذ فترة. سيتواصل معكم الزميل المسؤول عن حسابكم خلال الأيام القادمة للاتفاق على موعد سداد مناسب. شكراً لتعاونكم.

إرفاق الفاتورة أو كشف الحساب ورابط الدفع

الرسالة التي تحمل المستند تختصر نصف المكالمات. يمكن إرفاق الفاتورة بصيغة PDF بتنسيق الطباعة المعتاد للشركة، أو كشف حساب العميل بكل فواتيره المفتوحة. ولأن العميل يستطيع الدفع فوراً يُضاف رابط دفع من طلب دفع (Payment Request) عندما تكون هناك بوابة أو مزوّد مربوط، كما نشرح في مقال ربط بوابات الدفع مع ERPNext.

مثال أول: شركة توزيع ترسل لعملائها من المحلات تذكيراً بعد يومين من الاستحقاق مع كشف الحساب. يدفع العميل عبر تحويل من محفظته ويرسل صورة الإشعار في المحادثة نفسها. النتيجة: يسجل المحاسب قيد الدفع برقم العملية، فتختفي الفاتورة من قائمة المتأخرات ويتوقف التذكير التالي تلقائياً لأن شرط الإشعار لم يعد يتحقق. وعندما لا يتوفر رابط دفع تبقى التعليمات واضحة، كما في دليل المدفوعات الإلكترونية في اليمن.

الموافقة وإيقاف الرسائل

التذكير يجب أن يصل لعميل وافق على التواصل عبر واتساب. نسجل في سجل العميل أو جهة الاتصال حقلاً للموافقة وتاريخها، ولا يُرسَل التذكير إلا لمن لديه موافقة ورقم صحيح. وإذا رد العميل بطلب الإيقاف يُحدَّث الحقل ويتوقف الإرسال، وتبقى المتابعة عبر البريد أو الهاتف.

مثال ثانٍ: عميل حكومي يفضّل استلام المطالبات رسمياً بالبريد. النتيجة: حقل الموافقة لديه غير مفعّل، فيستمر إشعار البريد بالعمل بينما يتجاوزه تذكير واتساب، دون أي استثناء يدوي. ونحفظ في سجل الرسائل ما أُرسل ومتى دون تسجيل أي بيانات سرية.

التصعيد إلى المحصّل

الرسائل الآلية تحل معظم الحالات، لكن بعض العملاء يحتاجون اتصالاً بشرياً. في المرحلة الأخيرة لا يكتفي النظام بالرسالة؛ بل يُسنِد مهمة (ToDo) إلى المحصّل المسؤول عن منطقة العميل أو مجموعته، ويمكن ضبط ذلك بقواعد الإسناد (Assignment Rules). وإذا رد العميل على الرسالة تنتقل المحادثة إلى موظف حقيقي بدل الرد الآلي.

مثال ثالث: عميل تجاوز رصيده الحد المسموح ولم يستجب لتذكيرين. النتيجة: تظهر مهمة في قائمة المحصّل مع رابط الفاتورة وكشف الحساب، ويوثّق المحصّل نتيجة الاتصال وموعد السداد المتفق عليه في تعليق على سجل العميل، فيراه المدير المالي دون أن يسأل.

قياس النتائج بتقرير أعمار الذمم

لا يُعرف أثر التذكير إلا بالقياس. تقرير الذمم المدينة (Accounts Receivable) في ERPNext يوزّع المستحقات على فترات أعمار، ويقارن ملخصه بين العملاء. راقب قبل التفعيل وبعده:

• حجم المستحقات في الفترات المتأخرة مقارنة بالفترات الحديثة.
• عدد الفواتير التي سُددت بعد التذكير الأول دون تصعيد.
• العملاء الذين يتكرر وصولهم إلى مرحلة المحصّل، لمراجعة حدود ائتمانهم.
• نسبة الرسائل التي فشل إرسالها بسبب أرقام خاطئة، لتنظيف بيانات الاتصال.

تتولى يمن فرابي بناء هذا المسار كاملاً ضمن خدمة تكامل الأنظمة: الإشعارات، وقوالب واتساب، والمرفقات، وروابط الدفع، والتصعيد.